۴ اشتباه ذهنی و روانی که باعث کاهش بهره وری افراد در محل کار می شود

چه اشتباهاتی مانع از تمرکز در کار می شود؟

اگر گاهی اوقات در مورد اینکه در طول یک روز کاری خود چقدر عملکرد کمی داشته اید، ناامید شده اید؛ شما تنها نیستید. تحقیقات نشان می دهد که تنها ۲۶ درصد از افراد، غالبا بعد از انجام دادن وظایف موردنظرشان، با رضایت کامل محل کار خود را ترک می کنند. طبیعی است که احساس کنید بسیار پرمشغله بوده اید اما در واقع هیچ کار مهمی انجام نداده اید. البته زندگی این نیست که یک روبات با بهره وری افراد کامل باشید که کارکرد آن در هر ثانیه بهینه شده باشد.

ولی اغلب ما می خواهیم که در دستیابی به اهداف کلیدی و حل مسائل بحرانی، احساس عملکرد مطلوب و کارآمد بودن داشته باشیم. یک قدم اولیه خوب، درک اشتباه های روانی است که معمولا مانع از تمرکز و اتمام معنادار کار می شود. در اینجا به چهار مورد متداول اشاره می کنیم:

۱. شما در مورد اینکه چه مقدار در یک روز عادی می توانید تمرکز داشته باشید، برآورد بیش از حد می کنید.

پروژه های خلاقانه بلند مدت، تفکر استراتژیک و ایجاد مهارت و روابط، نیاز به سهم بزرگی از توجه تمرکزیافته دارد. ساده است که به طور خوش بینانه فکر کنید که تمام روز یا حتی چندین ساعت را برای این نوع کار در اختیار دارید، و سپس اولویت های خود را براساس آن فرض برنامه ریزی کنید. با این حال بخش قابل توجهی از زمان ما را ، قرار ملاقات، بررسی ایمیل، فراموش کاری، تماس های تلفنی در اداره تشکیل می دهند. داده های جمع آوری شده از برنامه ردیابی زمان «Rescue Time» نشان می دهد که اغلب افراد، فقط زمانی به اندازه یک ساعت و ۱۲ دقیقه زمان مداوم بهره ور در طول روز خود دارند. اگر شما بپذیرید که زمان محدودی برای کار متمرکز خود دارید، آنگاه به صورت قطعی تری می توانید بالاترین اولویت مطلق خود را انتخاب کرده و برای مدت مشخصی خود را از حواس پرتی حفظ کنید. وقتی که۶۰ تا ۹۰ دقیقه زمان در اختیار دارید، تلاش کنید که روی اهداف با نمای بزرگ تر تمرکز کنید. به عنوان یک راه حل، برای زمان محدودی که برای کار پیچیده ای دارید، وظایف را شناسایی کنید و آنها را به زمان های اضافی ۱۵ دقیقه ای که بین ملاقات ها دارید یا بازه های زمان آزاد طولانی تری که گمان می کنید در آن وقفه وجود خواهد داشت، محول کنید.

۲. شما از روش های اثبات شده که خسته کننده یا بسیار ساده به نظر می رسد، غافل می شوید.

اگر شما به میزان زیادی از ابزارهای کمک به خود برای بهره وری استفاده می کنید، احتمالا با بسیاری از مفاهیم اصلی روانشناسی رفتاری-شناختی آشنا هستید. برای مثال اگر شما «قصد انجام کار» داشته باشید، به احتمال زیاد آن را دنبال خواهید کرد. این کار شامل یک برنامه ریزی است که چه زمانی و در کجا یک وظیفه را انجام دهید و چگونه با موانع آن مواجه شوید. همچنین ممکن است قبلا در مورد اینکه چگونه کاهش تعداد تصمیم هایی که در یک روز می گیرید، می تواند خستگی ذهنی را کاهش داده و موجب افزایش اراده شود مطالعه کرده باشید، و ممکن است بدانید که وقتی وظیفه ای را آسان تر می کنید، با اطمینان به اینکه موارد مورد نیاز را در دسترس دارید، با احتمال بالاتری کار را آغاز می کنید. با این حال، زمانی که این قواعد را شنیدیم، حتی وقتی به طور کامل آنها را اجرا نکرده ایم یا حتی اصلا امتحان نکرده ایم، آنها را اغلب «اخبار قدیمی» قلمداد می کنیم.

برای هر یک از پروژه های مهم خود، اقدام بعدی خود را تعریف کرده و هر آن چه که برای تکمیل سودمند آن نیاز دارید تعیین کنید و آماده باشید. برای مثال اگر می خواهید برای تمرین یک سخنرانی بزرگ، از خود فیلم تهیه کنید، فضایی که می خواهید از آن استفاده شود را تنظیم کنید، برای یک دقیقه یک ضبط آزمایشی انجام دهید و مطمئن شوید که فضایی خالی در دستگاه ضبط کننده خود دارید. اگر برای شروع کردن، این موانع عملی را حذف کنید، آنها در زمان تمرکز شما مشکلی ایجاد نخواهند کرد.

۳. شما در مورد تغییر به شیوه همه-یا-هیچ کدام فکر می کنید.

ما اغلب گمان می کنیم که تغییر در یک عادت خاص می تواند به بهره وری افراد کمک کند؛ ولی از نظر روانشناسی نسبت به انجام آن مقاومت می کنیم. برای مثال ممکن است باور داشته باشید که خواب بیشتر به بهره وری شما کمک می کند اما شما یک جغد شب هستید و نسبت به این نصیحت که «باید زودتر به تختخواب بروید»، مقابله می کنید. به جای پافشاری بر آنچه که نسبت به آن احساس مقاومت می کنید، به دنبال تغییراتی باشید که مایل به انجام آن هستید. ضمن اینکه این تغییر به صورت یک اتفاق بزرگ نیز به نظر نرسد. خودکار کردن چراغ های خانه برای کم نور شدن (یا قرمز شدن) استفاده از فیلترهای نور آبی روی دستگاه ها یا صرف حداقل ۳۰ دقیقه آخر روز کاری خود برای برنامه ریزی روز بعد (ایجاد یک تحول) می تواند به شما کمک کند که بدون هیچ زحمتی، زمان خواب خود را به ۱۰-۱۵ دقیقه زودتر تغییر دهید. با این حال اگر فکر می کنید که یا باید یک تغییر دو ساعته در زمان خواب خود ایجاد کنید یا هیچ، یا اگر تنها روی این مساله تمرکز کنید که نمی خواهید خواب خود را با تلفن همراه خود عوض کنید، به هیچ وجه تغییری ایجاد نخواهید کرد. موفقیت های ساده ای به دست آورید که از لحاظ روانی شما را تحریک نکند. زمانی که شما یک تغییر کلیدی کوچک را با موفقیت به انجام می رسانید، احتمالا تمایل شما برای ایجاد تغییرات دیگر نیز به طور طبیعی افزایش می یابد.

۴. فراموش می کنید که چگونه وظایف تکراری اما نامعمول را انجام دهید.

اگر شما یک وظیفه را به صورت روزانه انجام دهید، احتمالا یک روند موثر برای انجام آن دارید. اگر آن را تنها یکبار یا به دفعات محدود در یک سال انجام دهید، ممکن است این طور نباشد. در کتاب «ابزار ذهن سالم»، (The Healthy Mind Toolkit) من در مورد این نوشتم که چگونه هربار که نیاز داشتم درام پرینتر خود را تمیز کنم، حداقل ۱۰ دقیقه را صرف یافتن دستورالعمل آنلاین برای نحوه انجام این کار می گذراندم. اکنون من آن دستورالعمل ها را در یک ایمیل به خودم با عنوان «چگونه درام پرینتر را تمیز کنم»، ذخیره کرده ام، بنابراین دیگر لازم نیست که تمام مراحل قبلی را برای یافتن شماره مدل پرینترم و جست وجوی آن در گوگل طی کنم. بعد از اینکه هر روندی را که نیاز است آن را مجددا در آینده تکرار کنید، تکمیل کردید، دستورالعمل کارآمدترین روش برای انجام آن را برای خود یادداشت کرده و در یک فضای با قابلیت جست وجوی ساده ذخیره کنید. گرچه نکات این مقاله تمام مشکلات مربوط به بهره وری شما را حل نمی کند؛ ولی دید بهتری برای انجام مهم ترین کارها به شما می دهد.